מדריך המשתמש

1. כניסה למערכת ולוח הבקרה

המערכת נפתחת במסך התחברות אחד. אין הרשמה עצמית — משתמשים נוצרים מראש, וכל משתמש רואה רק את המסכים שהתפקיד שלו מתיר.

התחברות

1. פתחו את app.marag.co.il. נפתח המסך התחברות למערכת.
2. מלאו דוא"ל ו־סיסמה. אפשר ללחוץ על סמל העין כדי לוודא מה הוקלד.
3. לחצו התחברות.

החלפת הסיסמה הראשונית

בכניסה הראשונה המערכת מובילה אתכם למסך שינוי סיסמה ולא תאפשר להגיע לשום מסך אחר עד שתחליפו. זו הפעם היחידה שזה קורה.

1. הזינו את סיסמה נוכחית — הסיסמה שקיבלתם.
2. בחרו סיסמה חדשה. מד החוזק מתחתיה יסמן חלשה / בינונית / חזקה.
3. חזרו עליה ב־אימות סיסמה חדשה ולחצו עדכון סיסמה.

לוח הבקרה

מסך הבית. הוא נבנה לפי מי שאתם: מוצגים בו רק המודולים שיש לכם הרשאה אליהם, עם מונה חי לכל אחד.

• התפקידים שלך — התפקידים שהוקצו לכם ביישוב, כתגיות.
• הקמת משק בית — הכניסה לאשף קליטת משפחה חדשה (פרק 2).
• כרטיסי המודולים — תושבים, משקי בית, נכסים, החזקות ותפקידים, כל אחד עם מספר הרשומות בפועל.

תפריט הניווט

התפריט הוא עמודה בצד ימין, והוא מחולק לארבע קבוצות. בתוך כל קבוצה הסדר הוא לפי תדירות השימוש — מה שנפתח כל יום למעלה, ומה שמגדירים פעם בשנה למטה.

2. הקמת משק בית — האשף

זה התהליך המרכזי במזכירות: משפחה חדשה מגיעה ליישוב, וצריך לפתוח לה רשומה, קוד הנהלת חשבונות, פרטי בנק, נכס וילדים. האשף מוביל דרך שישה שלבים — ואפשר לעצור בכל אחד מהם.

הכניסה: כרטיס הקמת משק בית בלוח הבקרה.

שלב 1 · הזוג

השלב היחיד שיוצר רשומות חדשות. שני כרטיסים זהים — בעל ו־אישה — ובכל אחד: שם פרטי, שם משפחה, ת״ז ו־מין.

1. מלאו את הכרטיס או הכרטיסים הרלוונטיים. אפשר למלא רק אחד מהשניים — משק בית של אדם אחד הוא מצב רגיל לגמרי.
2. ברגע שתקלידו שם משפחה, השדה שם משק הבית יציע אוטומטית "משפחת …". שנו אותו לשם שהיישוב באמת משתמש בו, אם צריך.
3. לחצו יצירת משק הבית. הכפתור נעול עד שמולא לפחות שם פרטי אחד.

שלב 2 · קוד הנה״ח

שדה אחד: קוד הנהלת חשבונות, הקוד הייחודי של משק הבית מול רואה החשבון. המערכת מציעה את המספר הפנוי הבא ביישוב — זו הצעה בלבד וניתן להחליף. לחצו הבא.

שלב 3 · בנק

1. הדליקו את יש הוראת קבע אם המשפחה משלמת בהוראת קבע.
2. ייחשף כפתור הוספת פרטי בנק. לחצו עליו ומלאו בנק, סניף, מספר חשבון ו־שם בעל החשבון.
3. שמרו, ואז הבא.

שלב 4 · מסמכים

אופן משלוח מסמכים — שובר / מייל / שניהם — ו־מייל המשפחה. אם בחרתם משלוח במייל, הכתובת הופכת לשדה חובה והמערכת תסמן זאת.

שלב 5 · נכס

1. בחרו נכס בשדה נכס — הרשימה ניתנת לחיפוש.
2. לחצו שיוך הנכס. נפתחת החזקה מהיום.

שלב 6 · ילדים

לחצו הוספת בן משפחה לכל ילד או דייר נוסף. נפתח אותו חלון בדיוק שמשמש במסך משק הבית (ר' פרק 4). סיימו ב־סיום ההקמה.

3. מרשם התושבים

כל האנשים ביישוב. רשומת תושב היא רשומת אדם — היא לא נמחקת כשהוא עוזב, אלא משנה סטטוס, כי היא הראיה שמאחורי אישורים וחיובים ישנים.

מציאת תושב

בתיבת החיפוש חיפוש לפי שם, ת״ז או טלפון אפשר להקליד כל אחד משלושת אלה. החיפוש חכם משלושה כיוונים:

• שם — כולל התאמה מטושטשת בעברית. שגיאת כתיב או כתיב חסר עדיין ימצאו את הרשומה.
• ת״ז — לפי תחילית, כך שאפשר להקליד רק את הספרות הראשונות.
• טלפון — בלי תלות במקפים. 0525551201 ימצא את 052-555-1201.

לצד החיפוש יש סימון כולל ארכיון. בלעדיו הרשימה מציגה את הפעילים בלבד; עם הסימון מופיעים גם מי שהועבר לארכיון, ועמודת הסטטוס אומרת מי הוא מי. אפשר למיין לפי כל כותרת עמודה.

סינון מתקדם

הכפתור סינון מתקדם פותח לוח סינון עם: מין, מצב משפחתי, חברות במשק בית, גיל (מחושב להיום), תאריך לידה ו־תאריך הגעה ליישוב, וגם סימון ללא תאריך הגעה — לאיתור רשומות שחסר בהן הנתון. מה שנבחר מוצג כתגיות מעל הרשימה, וכל תגית ניתנת להסרה בלחיצה.

סינונים שמורים

סינון שחוזר על עצמו נשמר פעם אחת ונפתח אחר כך בלחיצה: הקלידו שם בשדה שלצד שמירת הסינון ולחצו. השמורים מופיעים כשורת כפתורים מעל הרשימה. לצידם יש גם להתחלה: — סינונים מוכנים (למשל מועמדים לחברות) שנוספים בלחיצה וניתנים לעריכה, כי הם הצעה ולא קביעה.

סינון לפי גיל נכון גם בעוד שנה, כי הגיל נמדד מהיום; סינון לפי שנתון לידה מתאר קבוצה קבועה ויתאר משהו אחר בשנה הבאה — ולכן סינון שמור מהסוג הזה נושא התראה קטנה.

הדפסת הרשימה

הכפתור הדפסה / PDF שבראש המסך מפיק את הרשימה כפי שהיא מסוננת באותו רגע — כך "כל הבנים בני 15–18" הופך לנייר בלחיצה. אם המסמך ארוך, המערכת תשאל לפני ההדפסה ותאמר כמה עמודים הם.

הוספת תושב

1. במסך תושבים לחצו הוספת תושב.
2. מלאו את הפרטים. חובה: שם פרטי, שם משפחה ו־סטטוס.
3. לחצו שמירה.

השדות שכדאי להכיר

כרטיס התושב

המסך מרכז חמישה חלקים:

• פרטים אישיים — כל מה שבטופס. שדה ריק מוצג כמקף.
• תפקידים בקהילה — התפקידים שהתושב מחזיק בהם.
• לימודים — היכן הוא לומד השנה, ומתחת לזה השנים הקודמות. כאן גם רושמים ילד חדש למוסד (פרק 8).
• אישורים — הפקת אישור מגורים אישי ויומן האישורים שהופקו (פרק 9).
• שיוך למשקי בית — כל החברויות, הנוכחיות וההיסטוריות, עם התאריכים. חברות פתוחה מסומנת נוכחי ומוצגת כ"עד היום".

4. משקי בית

משק הבית הוא היחידה שמחזיקה נכסים, מקבלת חיובים ומשלמת. מסך משק הבית הוא התמונה המלאה של המשפחה — מהיתרה הכספית ועד הילדים.

מציאת משפחה

החיפוש הוא חיפוש לפי שם משק בית או שם תושב — כלומר אפשר להקליד שם של ילד ולמצוא את המשפחה. ברשימה: שם משק הבית, ראש משק הבית, סטטוס, נפשות (חברים נוכחיים) ו־נכסים (החזקות פתוחות).

מסך משק הבית

הוספת חבר למשפחה

לחצו הוספת חבר בכותרת המשפחה. החלון עובד בשני מצבים, שנבחרים בלחיצה למעלה:

בשני המצבים ממלאים גם:

• תפקיד במשפחה — אב / אם / בן/בת / אחר. קובע איפה החבר יופיע במסך המשפחה, ומי נכלל באישור מגורים ל"הורים בלבד".
• קרבה (לא חובה) — טקסט חופשי למי שאינו אב, אם או ילד: "סבתא", "דייר", "מטפלת". כשיש תפקיד, התפקיד הוא שמוצג.
• מתאריך — תאריך תחילת החברות. ברירת המחדל היום, ואי אפשר לבחור תאריך עתידי.

סיום חברות

על כל שורת חבר יש סיום חברות. נפתח חלון עם תאריך סיום בלבד, ולמטה כתוב: "הרשומה נשמרת בהיסטוריה — שום דבר לא נמחק."

פרטי בנק

• הוספת פרטי בנק — כשעדיין אין.
• החלפת פרטים — רושם חשבון חדש במקום הקיים; הישן נשמר בהיסטוריה. תופיע התראה עם ארבע הספרות של החשבון הנוכחי.
• הסרה — החשבון מפסיק לשמש, ונשמר בהיסטוריה.

5. נכסים, שטחים ומונים

מגרשים, יחידות דיור ומבני ציבור — עם השטחים שמהם מחושבים חיובים לפי מ״ר, והמונים שמהם מחושבת הצריכה.

רשימת הנכסים

חיפוש חיפוש לפי מגרש, בית או רחוב, וסינון לפי סוג נכס וסטטוס. העמודות כוללות גם משלם, מחזיקים ו־מונים פעילים, כך שאפשר לזהות במבט אחד נכס בלי משלם או בלי מונה.

הוספת נכס

1. לחצו הוספת נכס.
2. מלאו מספר מגרש ו־מספר בית. ברוב היישובים המגרש הוא הכתובת, ושם הנכס נבנה מהם אוטומטית: "מגרש 30 בית 2".
3. בחרו סוג הנכס, שכונה ו־מצב אכלוס — שלוש רשימות שהיישוב מנהל בהגדרות.
4. אם זהו נכס שהיישוב משכיר, הדליקו את הנכס בבעלות היישוב. רק בנכס כזה אפשר לרשום הסכם שכירות בהמשך.
5. כתובת מלאה נחוצה רק אם המגרש והבית אינם מספיקים לזיהוי.
6. שמירה.

שטחים

שורות המדידה של הנכס: מבונה, חצר, חממה — לפי רשימת סוגי השטח של היישוב. חיובים לפי מ״ר מחושבים מהשורות האלה, ונכס בלי שטח רשום ייצור חריגה בחיוב במקום שורת חיוב.

1. בחלק שטחים לחצו הוספת שטח.
2. בחרו סוג השטח והזינו שטח במ״ר.
3. הוספה. לכל סוג שטח שורה אחת בנכס.

שכירות — הסכם על הנכס

לנכס שהיישוב משכיר יש חלק שכירות במסך הנכס. כאן נרשם הסכום המוסכם על הבית הזה — לא תעריף יישובי, כי אין כזה: כל דירה מושכרת בסכום משלה.

1. בחלק שכירות לחצו הסכם שכירות חדש.
2. בחרו סוג השכירות — שכירות למגורים ושכירות עסקית הן סוגים נפרדים, לחשבונות שונים ולמע״מ שונה.
3. מלאו הסכום המוסכם לתקופה ו־בתוקף מתאריך. מהתאריך הזה ואילך השכירות תיכלל במחזורי החיוב.
4. עד תאריך אפשר להשאיר ריק — הסכם פתוח נמשך עד שיסתיים.
5. רישום ההסכם.

• עדכון סכום — כשהשכירות משתנה.
• סיום ההסכם — בתאריך. ההסכם נשאר בטבלה ומפסיק לחייב.

מונים

מוני מים ו־חשמל. הוספה: הוספת מונה בחלק מונים.

6. החזקות ומשלמים

החזקה היא הקשר בין משק בית לנכס לאורך טווח תאריכים. זה המנגנון שמחבר את המרשם לגבייה: חיוב שנוצר על נכס מגיע למשק הבית שמחזיק בו כמשלם באותו תאריך.

פתיחת החזקה

אפשר משני הכיוונים, ושניהם פותחים את אותו חלון:

• ממסך הנכס — הוספת מחזיק, ובוחרים משק בית.
• ממסך משק הבית — פתיחת החזקה, ובוחרים נכס.

בנוסף ממלאים סיווג (בעל נחלה, שוכר, בן ממשיך — רשימה של היישוב) ו־מתאריך. מסיימים ב־פתיחת החזקה.

המשלם

שלוש דרכים לקבוע מי משלם:

1. בעת פתיחת החזקה, בסימון משק הבית הזה יהיה המשלם בנכס — מופיע רק כשכבר יש משלם.
2. בכפתור קביעה כמשלם על שורת החזקה פתוחה.
3. בכפתור העברת המשלם במסך הנכס, שפותח את העברת המשלם בנכס ומעביר בפעולה אחת.

שינוי סיווג

על שורת החזקה פתוחה יש שינוי סיווג, ובו שדה אחד: סיווג. משפחה שנרשמה כשוכרת והפכה לבעלת נחלה מתוקנת כאן — אין צורך לסגור החזקה ולפתוח חדשה.

סיום החזקה

1. לחצו סיום החזקה על השורה.
2. בחרו תאריך סיום.
3. אם ההחזקה שנסגרת היא המשלמת ויש מחזיקים נוספים, יופיע שדה חובה המשלם הבא בנכס. הסגירה וההעברה קורות יחד.

מסך ההחזקות

תחת החזקות בתפריט (קבוצת אוכלוסיה) — כל ההחזקות ביישוב במקום אחד, עם חיפוש לפי נכס או משק בית וסינון לפי מצב ההחזקה. שימושי לבדיקה לפני מחזור חיוב. גם כאן יש קביעה כמשלם ו־שינוי סיווג.

7. תפקידים בקהילה

רשימת התפקידים ביישוב — מזכיר, רבש״ץ, ספרנית. המסך אומר זאת במפורש: אין לרשימה זו כל קשר להרשאות במערכת. זו רשימה ארגונית, לא רשימת גישה.

1. לחצו הוספת תפקיד.
2. מלאו שם התפקיד, תיאור ו־סדר תצוגה, והשאירו את תפקיד פעיל דלוק.
3. על שורת התפקיד לחצו שיוך תושבים ובחרו את מחזיקי התפקיד מרשימה עם חיפוש.

התפקידים שתושב מחזיק בהם מופיעים בכרטיס שלו.

8. מוסדות, תלמידים וקידום שנתי

איפה כל ילד ביישוב לומד, מי לומד היכן, ומה קורה בסוף השנה כשכולם עולים כיתה. בתפריט: קבוצת חינוך.

מוסדות לימוד

רשימת המוסדות שהיישוב עובד מולם — גנים, בתי ספר, ישיבות. הוספת מוסד, ולכל שורה שם המוסד ו־סדר תצוגה. כמו בכל רשימות היישוב: מוסד שיצא משימוש מכבים בהשבתה ולא מסירים, והרישומים ההיסטוריים אליו נשארים במקומם.

רישום ילד ללימודים

נעשה בכרטיס התושב, בחלק לימודים — שם היא נמצאת ממילא כשמשפחה חדשה מגיעה.

1. בכרטיס הילד לחצו רישום ללימודים (או עדכון הלימודים).
2. בחרו מוסד ו־שנת לימודים — הנוכחית או הבאה.
3. בחרו שלב; גן ומעון אינם נושאים כיתה. אם השלב נושא כיתה — בחרו כיתה.
4. שמירת הלימודים.

תלמידים לפי מוסד

הדו״ח: כל התלמידים, מקובצים לפי מוסד, עם כיתה, שם משפחה, הורים, מין, ת״ז, תאריך לידה וטלפון — בדיוק הרשימה שמוסד מבקש. אפשר לסנן לפי שנה, מוסד, כיתה ומין, ולהפיק הדפסה / PDF.

קידום שנתי

פעם בשנה כל התלמידים עולים כיתה. הכפתור קידום שנתי בראש דו״ח התלמידים פותח את המסך שעושה זאת — לא ילד-ילד.

הדרך המהירה: כללי קידום

1. בחלק כללי קידום הוסיפו כללים — יש כללים מוכנים ללחיצה, ואפשר גם + כלל ריק.
2. לחצו תצוגה מקדימה. המערכת אומרת כמה ילדים כל כלל תופס, לפני שנוגעים במשהו.
3. אם התמונה נכונה — החלה על N ילדים.

מה שהכללים לא תפסו

הכפתור מי נשאר ללא שיבוץ מציג את מי שעדיין אין לו רישום לשנה הבאה. רשימה ריקה = הקידום הושלם — זה הסימן שהעבודה נגמרה, ולא ניחוש.

את הנותרים משבצים בחלק שיוך ידני לפי בחירה: מסננים לכיתה או למוסד, בחירת הכל, מורידים את הסימון מהחריגים, ובוחרים מוסד היעד — ריק פירושו שהם נשארים במוסד הנוכחי ורק עולים כיתה. הכפתור אומר על כמה ילדים הוא עומד לפעול: קידום 18 תלמידים.

9. אישורי מגורים

הפקת אישור מגורים חתום כקובץ PDF — אישי מכרטיס התושב, או משפחתי ממסך משק הבית. עם תאריך עברי, לוגו, חתימה סרוקה, חותמת ומספר אסמכתא.

הפקת אישור

1. בכרטיס התושב או במסך משק הבית, בחלק אישורים, לחצו הפקת אישור מגורים.
2. בחרו תצוגת תאריך: תאריך עברי בלבד / תאריך לועזי בלבד / עברי ולועזי.
3. באישור משפחתי בחרו מי יופיע באישור: הורים בלבד או כל בני המשפחה.
4. אם צריך, הוסיפו הערה שתודפס באישור — למשל "ניתן לצורך רישום לגן".
5. לחצו הפקת אישור.

אחרי ההפקה

נפתח חלון האישור הופק עם המסמך עצמו על המסך, וארבע פעולות: הדפסה, שמירת PDF, שליחה במייל ו־סגירה.

מה יש במסמך

• לוגו היישוב ושם הגוף החותם, ושורת קשר (כתובת · טלפון · מייל).
• תאריך בלוח שנבחר — תאריך עברי אמיתי, למשל "כ״ג בתמוז תשפ״ו".
• משפט האישור, מוטה נכון למגדר: "מתגורר" / "מתגוררת".
• באישור משפחתי — טבלת בני המשפחה עם שם מלא, קרבה ומספר זהות.
• ההערה שהוקלדה, אם הוקלדה.
• מספר אסמכתא רץ לכל יישוב ולכל שנה, למשל 2026-000042.
• גוש חתימה עם החתימה הסרוקה והחותמת — או קו לחתימה בעט, אם לא הועלתה חתימה.

יומן האישורים

כל רשומה שומרת את כל האישורים שהופקו עבורה: מספר אסמכתא, תאריך ושעה, מי הפיק, מי נכלל, ההערה, ולאן נשלח במייל. לחיצה על שורה פותחת מחדש את אותו קובץ שהופק — לא הפקה מחדש. לצידה הורדה.

שליחה במייל

שליחה במייל חושף שדה שליחה לכתובת עם כתובת מוצעת אוטומטית — זו שאליה נשלח בעבר, או של התושב, או של ראש משק הבית — וניתנת לשינוי. האישור נשלח כקובץ מצורף, ותשובה של התושב תחזור אליכם.

כשהמערכת מסרבת להפיק

10. הגדרות היישוב

מסך אחד שבו היישוב מגדיר איך הוא נראה במסמכים, מה הוא דורש במרשם, ואילו רשימות נפתחות בטפסים. פתוח למזכיר בלבד — הוא מחזיק את החתימה והחותמת.

נתוני היישוב באישורים

מה שמודפס בראש האישורים ובחתימתם: שם הגוף החותם, שם היישוב, קוד יישוב במשרד הפנים, שם רשמי באישורים, כתובת, טלפון, דואר אלקטרוני, כותרת עליונה באישור (למשל ב״ה), שם החותם, תפקיד החותם ו־תצוגת תאריך באישורים. לסיום — שמירת ההגדרות.

כללי המרשם

מתג אחד: תעודת זהות היא שדה חובה. כבוי כברירת מחדל, כי רשומות ותיקות רבות אינן כוללות ת״ז. הדלקה חלה על כל מסכי המרשם — הטופס, האשף והוספת בן משפחה. שמירה: שמירת כללי המרשם.

לוגו, חתימה וחותמת

שלושה קבצים — לוגו, חתימה סרוקה, חותמת — בפורמט PNG או JPEG עד 2 מ״ב. כפתור העלאה (או החלפה כשכבר יש) ו־הסרה.

• לוגו — בראש האישור, לצד שם הגוף החותם.
• חתימה סרוקה — מעל שם החותם. בלעדיה יודפס קו לחתימה בעט.
• חותמת — בצד שמאל של אזור החתימה.

רשימות היישוב

שבע רשימות שנפתחות בטפסים, וכל יישוב מנהל אותן בעצמו:

לכל רשומה: שם, פעיל ו־סדר. עריכה נעשית במקום, בשורה עצמה.

11. הגדרות חיוב — מה גובים ובכמה

שכבת ההגדרה של מנוע הגבייה, במסך הגדרות חיוב — האחרון בקבוצת גבייה בתפריט, כי רוב מה שכאן נעשה פעם אחת בשנה. זו העבודה של מנהלת החשבונות, ולכן היא נפרדת מהגדרות היישוב שהן של המזכיר.

סוגי חיוב

מה היישוב גובה. כל סוג חיוב עונה על שלוש שאלות: על מי הוא חל, באיזו תדירות, ואיך מגיעים לסכום.

1. במסך הגדרות חיוב פתחו את הכרטיס סוגי חיוב ולחצו סוג חיוב חדש.
2. זיהוי: קוד (ידית יציבה לדוחות ולייבוא) ו־שם החיוב.
3. על מי ומתי: בסיס החיוב — לפי נכס (החיוב עובר למשלם) או לפי משק בית (חל גם בלי נכס); על מי חל — כולם או לפי הרשמה; תדירות — חודשי, דו-חודשי, רבעוני, שנתי או חד-פעמי, עם חודש התחלה.
4. בחיוב לפי נכס אפשר להגביל ב־מוגבל לסיווג החזקה — למשל חיוב שחל רק על שוכרים. ריק = חל על כולם.
5. איך מגיעים לסכום: אופן החישוב — ראו הטבלה שמתחת.
6. סמנו חייב במע״מ ו/או צמוד למדד לפי הצורך. הצמדה דורשת מדד בסיס.
7. אם צריך מחירים שונים לאותו חיוב — הוסיפו תת-סוגים: יחיד / זוג / משפחה, כל אחד עם סכום משלו.
8. מלאו מספר חשבון בהנהלת חשבונות — ראו ההערה למטה.
9. שמירה.

מי רשום — המנויים

סוג חיוב שהוגדר לפי הרשמה חל רק על משפחות שנרשמו אליו: ספרייה, הסעות, חוג. מי שאינו רשום פשוט אינו קשור לחיוב — לא הנחה ולא פטור. הרשימה נפתחת בכפתור מי רשום על שורת סוג החיוב.

1. ברשימת סוגי חיוב, על השורה הרצויה, לחצו מי רשום.
2. לרישום משפחה אחת — מוסיפים אותה ברשימה עם תאריך תחילה, כמות ו־סכום ליחידה אם הוא שונה מהרגיל.
3. לרישום קבוצה — הוספה מרובה: מסננים לפי מוסד, שנה, כיתה ומין, בוחרים, ולוחצים רישום N משפחות.
4. משפחה שהפסיקה — סיום עם תאריך. השורה נשארת בהיסטוריה.

תעריפים

מים

המפורט מכולם, ובנוי משלוש שכבות:

• כמות מוכרת — הכמות שכל משפחה מקבלת בתעריף הנמוך, לפי נפשות: לנפש ראשונה (מ״ק), לכל נפש נוספת (מ״ק) ו־תוספת לנפש עם נכות (מ״ק). יש מחשבון חי שמראה את התוצאה למשפחה בגודל שתבחרו.
• מדרגות — מצטברות: כל מדרגה מתמחרת את הצריכה שבתחומה. הגבול העליון יכול להיות מ״ק קבועים או לפי הכמות המוכרת. המדרגה האחרונה נשארת בלי גבול — היא התעריף העליון.
• ביוב והיטלים — תעריף ביוב למ״ק, היטל מקורות למ״ק ו־חיוב מינימום. חיוב מים מפיק שתי שורות — מים וביוב — ולכן נבחרים לו שני סעיפים תקציביים.

התעריף נבחר לפי סיווג המונה. תעריף בלי סיווג חל על כל המונים — זה המצב הרגיל ביישוב עם תעריף אחד. תעריף תעשייה בדרך כלל אינו מקנה כמות מוכרת, וכל מ״ק בו מתומחר במדרגה העליונה.

דמי ישוב

סכום קבוע, או לפי מ״ר עם מדרגות שטח, מול סוג השטח שנמדד בנכס — בדרך כלל השטח הבנוי.

חשמל

מחיר לקוט״ש, ולצידו דמי טיפול קבועים — סכום חודשי לכל נכס שמחויב בחשמל, ללא קשר לצריכה.

שכירות

סכום קבוע או מחיר למ״ר מול אחד משטחי הנכס.

רשימות התשתית

הגדרות כלליות

• מועד החיוב — מראש או בדיעבד. נשמר על כל מחזור בנפרד, כך שמחזור שכבר הופק לא משנה משמעות אם ההגדרה תשתנה בעתיד.
• אחוז הנחה למשלמים בהוראת קבע.
• שליחת חוב להוראת קבע — ברירת מחדל.
• ריבית פיגורים — ללא / חודשית / יומית, ולפי הבחירה נפתח שדה השיעור.

12. מחזור הגבייה החודשי

השגרה החודשית: מזינים קריאות מונים, מפיקים מחזור חיוב כטיוטה, בודקים, מתקנים, ומאשרים. רק האישור הופך את החיובים לכסף.

שלב א' · קריאות מונים

המסך קריאות מונים מציג את כל המונים הפעילים לתקופה, ומסמן במפורש את החסרים — למשל "חסרות 4 קריאות. כל אחת מהן היא נכס שלא יחויב." — או, כשהכול נקרא, "כל המונים הפעילים נקראו לתקופה." מונים ללא קריאה נדחפים לראש הרשימה וצבועים.

1. בחרו תחילת תקופה.
2. על שורת מונה חסר לחצו הזנה.
3. מלאו תאריך הקריאה ו־קריאה. קריאה קודמת מולאת אוטומטית, ו־צריכה מחושבת מההפרש.
4. אם צריך, תקנו את הצריכה ידנית — מונה שהוחלף או התאפס יראה הפרש שגוי. אפשר גם לסמן הערכה.
5. שמירת הקריאה.

שלב ב' · פתיחת מחזור

1. במסך מחזורי חיוב לחצו מחזור חדש.
2. מלאו תחילת התקופה, סוף התקופה ו־תאריך החיוב.
3. בחרו סוג: מחזור רגיל או מחזור תיקון.
4. לחצו הפקת המחזור. החיובים מופקים מיד — כטיוטה.

שלב ג' · בדיקה ותיקון

מסך המחזור מציג קודם כול את החלק לא הופק חיוב, ורק אחריו את החיובים. זה מכוון: כל שורה שם היא נכס או משפחה שלא חויבו, והסיבה.

אחרי שתיקנתם את העובדה החסרה, חזרו למחזור ולחצו הפקה מחדש. אפשר לחזור על זה כמה פעמים שצריך.

שלב ד' · אישור המחזור

1. לחצו אישור המחזור.
2. בחלון האישור מוצג בדיוק כמה חיובים ננעלים ובאיזה סכום, ואם נשארו חריגות — כמה. אשרו ב־לאשר את המחזור.

מה כל חיוב זוכר

כל שורת חיוב שומרת תצלום של הרגע שבו הופקה: שם התעריף וגרסתו, מספר הנפשות במשפחה, ופירוט שורות מלא — מדרגת מים, אגרת ביוב, היטל מקורות, השלמה למינימום, הצמדה למדד, הנחה ומע״מ. כך אפשר להסביר לתושב חיוב גם שנתיים אחרי שהופק, גם אם התעריף השתנה מאז שלוש פעמים.

שלב ה' · סגירת החודש

אחרי האישור מופיע במסך המחזור כפתור סגירת החודש. שם עושים את כל השאר — הדוח, הקבצים והמיילים. זהו פרק 13, והוא הפרק שכדאי להכיר הכי טוב.

13. סגירת החודש

המסך שבו החודש נגמר: מי משלם על מה, שני הקבצים שיוצאים החוצה, וההודעות למשפחות. הכניסה — כפתור סגירת החודש במסך מחזור חיוב מאושר.

מי משלם על מה

שורה אחת לכל משפחה עם הסכום שלה. לחיצה על שורה פותחת את פירוט החיובים. למעלה מוצג סיכום: כמה משפחות, כמה שורות חיוב, ומה הסך הכול.

שלוש ההדפסות

מסמך ארוך מבקש אישור לפני ההדפסה ואומר כמה עמודים הוא באמת — נמדד מהמסמך עצמו, לא בהערכה.

הקבצים

שני קבצים, ובכוונה אינם מכילים את אותן המשפחות:

• קובץ מס"ב (msv.001) — מה שנשלח לבנק לגביית הוראות הקבע. מדלג על משפחות שאין להן הרשאה לחיוב.
• קובץ הנהלת חשבונות (movein.dat) — מה שנמסר לרואה החשבון. כולל כל משפחה שחויבה.

שני הקבצים מכסים את כל החיובים המאושרים של החודש, מכל המחזורים — קובץ אחד מכל סוג, גם אם היו שני מחזורים.

קובץ מס"ב

1. בכרטיס הקובץ לחצו הכנת הקובץ. נפתח מסך הכנת קובץ הוראות קבע.
2. מלאו תאריך התשלום ו־תאריך הערך, ולחצו הכנת הקובץ.
3. המסך מציג כמה תשלומים בקובץ, מה הסכום, ומי לא נכלל ולמה — רשימה שמית.
4. הורידו את הקובץ, העלו אותו לאתר הבנק, ואז חזרו וסמנו סימון כנשלח לבנק.

קובץ הנהלת חשבונות

אין לו הכנה ואין לו מצב — הוא נוצר מחדש בכל הורדה ותמיד יוצא זהה. פשוט לוחצים הורדת movein.dat.

שליחת החיובים במייל

הודעה אחת למשפחה, עם שורות החיוב שלה והסכום. הכפתור אומר כמה יישלחו: שליחת 34 מיילים, ולפני השליחה יש חלון אישור.

• מי לא יקבל — מוצג בשמות, ולא כמספר: משפחות בלי כתובת, וכתובות שגויות. אלה בדיוק המשפחות שההדפסה לתאי דואר נועדה להן.
• מי כבר קיבל — נספר בנפרד ולא יקבל פעמיים.
• משפחות שהחיוב שלהן השתנה אחרי שכבר קיבלו הודעה — ההודעה החדשה אליהן תיקרא "מעודכן" ותכלול את כל חיובי החודש.

14. חיוב חד-פעמי

טיול, ארוחה, צילומים, החזר — אירוע שמחייבים עליו פעם אחת. סכום שלילי הוא זיכוי, בשתי הדלתות.

אילו משפחות (במסך הקבוצתי)

1. בחרו מאיפה מגיעה הרשימה: תושבים — סינון לפי גיל, מין וחיפוש חופשי; או תלמידים — לפי מוסד לימודים.
2. לחצו הצגת המשפחות. הרשימה נפתחת עם כולן מסומנות.
3. הורידו את הסימון ממי שלא אמור להיכלל. למעלה רשום כמה נבחרו, ויש בחירת הכל ו־ניקוי הבחירה.

הטופס

1. סוג החיוב — כל סוג חיוב פעיל מהקטלוג מתאים. אין צורך ליצור סוג חדש לכל אירוע.
2. סעיף תקציבי — נבחר אוטומטית לפי סוג החיוב, וניתן לשינוי.
3. סכום — לכל משפחה. שלילי = זיכוי.
4. תיאור לשורה — זה מה שהמשפחה תראה, לצד שם סוג החיוב ולא במקומו: "רגיל — טיול".
5. תחילת התקופה ו־סוף התקופה.
6. סיבה — לא חובה, ולא מודפס לתושב. זו ההערה הפנימית שתסביר את השורה בעוד שנה.
7. רישום החיוב.

15. תשלומים וגבייה

רישום מה שנכנס ושיוכו לחיובים הפתוחים. גביית הוראות הקבע עצמה נעשית בקובץ המס״ב, בסגירת החודש (פרק 13).

רישום תשלום

1. במסך תשלומים לחצו רישום תשלום.
2. בחרו משק בית, תאריך ו־סכום.
3. בחרו אמצעי תשלום: מזומן / המחאה / העברה בנקאית / הוראת קבע / אחר.
4. מלאו אסמכתא — מספר המחאה או אסמכתת העברה.
5. רישום.

שיוך התשלום לחיובים

מיד אחרי הרישום המערכת מובילה למסך שיוך תשלום.

1. למעלה מוצגת היתרה של המשפחה: חוב פתוח, יתרת זכות ונטו, ופירוט לפי סעיף.
2. בטבלה חיובים פתוחים הזינו סכום בעמודה לשייך לכל חיוב — או לחצו מילוי מהישן לחדש וההשלמה תיעשה אוטומטית, מהחיוב הישן ביותר עד שהתשלום נגמר.
3. למטה מוצג חיווי חי: כמה שויך וכמה נותר. אם חורגים, המערכת אומרת בכמה והכפתור ננעל.
4. שמירת השיוך.

16. תיקונים

בספר החשבונות אין עריכה ואין מחיקה. תיקון נעשה בשורה נגדית שמבטלת את המקורית — כך ההיסטוריה נשמרת ורואים גם מה היה וגם מה תוקן.

פותחים את תיקונים, בוחרים משק בית בשדה משק בית, ומקבלים את החיובים המאושרים והתשלומים שלו. משקי בית בארכיון זמינים גם הם — הארכיון נוגע לחיוב חדש, לא לעבר.

שלושת המנגנונים

1 · חיוב ידני או זיכוי

1. לחצו חיוב ידני / זיכוי.
2. בחרו סוג החיוב — סעיף תקציבי ייבחר לפיו ויישאר ניתן לשינוי.
3. מלאו תקופה, סכום (סכום שלילי הוא זיכוי) ו־תיאור לשורה.
4. שמירה.

2 · ביטול חיוב בשורה נגדית

על שורת חיוב מאושר לחצו ביטול בשורה נגדית. נפתח חלון שמסביר בדיוק מה יקרה, ובו שדה חובה סיבת הביטול — "זה מה שיישאר בתיק". מאשרים ב־רישום השורה הנגדית.

המערכת יוצרת עותק מדויק של החיוב המקורי בסימן הפוך, כולל כל שורות הפירוט. השורה המקורית נשארת — כך רואים גם מה חויב וגם מה בוטל.

3 · ביטול תשלום בתשלום נגדי

על שורת תשלום לחצו ביטול בתשלום נגדי. נרשם תשלום שלילי, והשיוכים של התשלום המקורי מבוטלים יחד איתו — כך החיובים שהוא שילם חוזרים להיות פתוחים.

17. תפקידים והרשאות

לכל משתמש תפקיד שקובע מה הוא רואה. התפריט מתאים את עצמו — מסך שאין לכם הרשאה אליו פשוט לא מופיע, וקבוצה שכולה חסומה לא מוצגת כלל.

18. עקרונות ושימושים כלליים

שלושה עקרונות שחוזרים בכל המערכת

חיפוש ורשימות

• החיפוש בעברית סלחני לשגיאות כתיב וכתיב חסר.
• טלפון נמצא גם בלי מקפים.
• כל רשימה ניתנת למיון בלחיצה על כותרת עמודה, ומציגה 25 רשומות בעמוד.

עבודה מהנייד

כל טבלה במערכת הופכת אוטומטית לרשימת כרטיסים במסך צר, עם בורר מיון וכיוון. תפריט הניווט מתקפל ונפתח בכפתור ☰ שבפינה. הפקת אישור מהנייד עובדת: במקום תצוגה מוטמעת מוצג כפתור פתיחת האישור.

תאריכים

כל התאריכים במערכת מוצגים בפורמט dd/mm/yyyy. באישורים אפשר לבחור תאריך עברי, לועזי או שניהם — והתאריך העברי הוא אמיתי ומנוקד כהלכה: "כ״ג בתמוז תשפ״ו".